自社運用（バックオフィス）

ダウンロードフォルダの山が消えた。毎日自動で書類を振り分ける仕組み

ファイル整理手作業で都度確認・見落としも発生 → 毎朝の確認のみ判断保留ファイルどこに置くか迷って放置 → 隔離レーンで一覧確認フォルダ検索目的のファイルがなかなか見つからない → 分類済みで即アクセス

使用した道具: AIエージェントルールベース分類隔離レーンローカル自動実行

📘 どんな仕組みか

ダウンロードフォルダを毎日定時に監視し、ファイルの種別・名称・拡張子をもとに自動で分類・保管先へ振り分けます。明確にルールが当てはまるものは即座に移動。ルールが割れるものや判断が難しいものは「隔離レーン」に移し、人間が一覧を見て判断します。判断結果はフィードバックとしてルールに反映できる構造です。

バックオフィス業務をこなしていると、ダウンロードフォルダは自然と書類の吹きだまりになります。請求書、契約書、打ち合わせ資料、一時的なスクリーンショット——種類もバラバラで、手作業で仕分けようとすると都度判断が必要になります。

後回しが積み重なるほど、目的のファイルを探すのに時間がかかります。急いでいるときに限って見つからない、という状況が繰り返されていました。「定期的に整理しよう」という意志だけでは解決しない課題でした。

まず既存のダウンロード書類を観察し、おおまかな分類パターンを整理しました。請求書・契約書・議事録・画像など、ファイル名や拡張子でほぼ判断できるものが大半を占めていました。

このパターンをルールとしてエージェントに渡し、毎朝定時に自動実行する設定にしました。ルールに合致したファイルは保管先へ自動移動。ルールが当てはまらないもの、または複数の候補に当てはまるものは隔離レーンに移動し、朝一番の確認タスクとして一覧表示されます。

隔離レーンのファイルに対して判断を下すと、そのパターンが次回以降のルールに追加されます。使うほどに判断が要るケースが減っていく構造です。

実装後、ダウンロードフォルダに書類が溜まらなくなりました。毎日の整理作業はなくなり、朝の確認は隔離レーンを見るだけになっています。

探し物の時間が減ったことより、「探す前から見つかっている」状態が定着したことのほうが実感として大きかったです。書類整理を気にかけるという認知コストが消えました。

隔離レーンへの振り分け件数は週を追うごとに減っています。ルールが育つにつれて、人間の判断が必要な場面が絞られていく流れは想定どおりでした。

同じ構造——「自動分類 + 判断が割れるものだけ人間へ」——は、メール添付ファイルの仕分けや、社内共有フォルダの整理にも移植できます。トリガーをダウンロードフォルダ以外に変えるだけで、同じロジックが動きます。各論は商談でお話しします。

本事例の数値は運用実感・社内集計に基づく目安です。クライアント事例は守秘義務に基づき、業種・規模・数値を抽象化しています。同様の効果を保証するものではありません—— だからこそ、貴社の業務ではまず小さく検証することから始めます。