自社運用（会議準備）

会議準備の手作業を前夜に完了。アジェンダとリマインドをエージェントが自動生成

アジェンダ作成毎回手作業で一から準備 → 前日夜に自動生成・翌朝確認するだけリマインドメール打ち合わせ直前に慌てて下書き → 前日夜に下書き完成・送信ボタンを押すだけ持ち越し事項の見落としときどき発生していた → 議事録から自動抽出済みのため発生しなくなった

使用した道具: カレンダー連携議事録自動解析メール下書き生成AIエージェントチャット通知

📘 どんな仕組みか

翌営業日の打ち合わせをカレンダーから自動検出し、各案件フォルダに蓄積された過去議事録と直近のメールやり取りを参照して、アジェンダ案と参加者へのリマインドメール下書きを前夜のうちに自動生成する仕組みです。

生成された内容はチャットに届き、担当者が翌朝確認します。送信は必ず人間が行います。エージェントは「準備を終わらせる」ところまで担当し、「送るかどうかの判断」は人間側に残しています。

複数の案件を並行して動かしている状況では、打ち合わせの前日や当日朝に「どこまで話が進んでいたか」を自分で掘り起こす作業が毎回発生していました。

議事録は各案件フォルダに残っているものの、前回の持ち越し事項を探し出してアジェンダに落とし込むには、複数のファイルを横断して読む必要があります。案件が重なると、どれかの準備が薄くなることもありました。

リマインドメールについても、「送ろうと思っていたが打ち合わせ直前になってしまった」という状況が繰り返されており、参加者が事前に議題を把握できていないまま会議が始まることがありました。

準備が整っていない状態で会議に入ると、当日の議論が発散しがちになります。これは個人の習慣の課題というよりも、仕組みの課題でした。

まず、カレンダーAPIで翌営業日のスケジュールを取得します。参加者名や案件名をキーに、対応する議事録フォルダと直近のメールスレッドを自動で引き当てます。

引き当てたファイルをエージェントが読み込み、「前回の持ち越し事項」「直近のやり取りで未解決の論点」「当日確認すべき進捗」を抽出してアジェンダ案を構成します。あわせて、参加者全員に送るリマインドメールの下書きも生成します。

これらは毎営業日の前夜に自動実行され、結果をチャット通知で届けます。人間がやることは、翌朝に内容を確認して送信ボタンを押すだけです。実装はスクリプトとエージェント呼び出しの組み合わせで、外部の有料サービスは使っていません。

図1｜会議準備の工程——どこが前夜に終わるようになったか

出典: 自社作成（自社運用の実運用に基づく）

打ち合わせ当日の朝に「準備をする」という行動がほぼなくなりました。確認と承認だけになったことで、朝の時間を別の作業に使えるようになっています。

持ち越し事項の見落としも発生しなくなりました。以前は「あの件、前回どうなったっけ」という確認が会議中に起きることがありましたが、アジェンダに含まれているため会議の入りがスムーズです。

リマインドメールが前日夜に届くことで、参加者側の準備も変わりました。議題が共有された状態で会議が始まるため、当日の議論が目的に向かいやすくなっています。

今回の構造は「特定のトリガー(カレンダー検出)→関連情報の収集→下書き生成→人間が最終判断」というシンプルな流れです。同じ構造は、週次レポートの下書き生成・月次請求確認のリマインド・新規問い合わせへの初動テンプレート準備などにも移植できます。各論は商談でお話しします。

本事例の数値は運用実感・社内集計に基づく目安です。クライアント事例は守秘義務に基づき、業種・規模・数値を抽象化しています。同様の効果を保証するものではありません—— だからこそ、貴社の業務ではまず小さく検証することから始めます。