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営業メールへの返信を見落とす前に、担当へ届いた瞬間に通知する仕組みを作った

使用した道具: メール監視スクリプトルールベース返信判定チャット通知(Webhook)スプレッドシート連携

📘 どんな仕組みか

営業メールへの返信・商談予約の連絡を自動で監視し、担当者へ即時通知する仕組みです。スクリプトが受信箱を定期的に確認し、返信と判定したメールを検知すると、チャットツールへ通知を送ります。通知には件名・差出人・本文の冒頭が含まれ、担当者は画面を切り替えることなく内容を把握できます。同時に、受信時刻・送信者・件名を台帳へ自動記帳します。返信への対応そのものは人間が行います。

😣 何が課題だったか

営業メールを複数のアカウントで運用していたため、どのアカウントに返信が来たかを把握するだけでも手間がかかる状態でした。担当者が定期的に受信箱を目視確認するフローだったため、忙しい時間帯は確認が後回しになることもありました。特に商談予約の連絡を見落とした場合、機会損失に直結します。また、返信があったことをチームで共有するために、手作業で台帳へ転記する工程も発生していました。この転記は確認→コピー→貼り付けの繰り返しで、件数が増えるほど負荷になっていました。

⚙️ どう実装したか

受信箱をポーリングで監視するスクリプトをPythonで構築しました。返信の判定はルールベースで行い、件名の「Re:」プレフィックスや特定の送信元ドメインを条件として使います。ノイズを減らすため、自動返信・メルマガ・社内ドメインからのメールは除外リストで弾くようにしました。検知したメールはチャットツールのWebhookを通じて担当チャンネルへ投稿し、その情報をそのままスプレッドシートへも書き込みます。スクリプトはサーバー上でcron実行しており、営業時間中は短い間隔で回しています。

📈 何が変わったか

受信箱を能動的に見張る作業がなくなりました。担当者は通知が届いた時点で動けるため、返信への一次対応が速くなっています。台帳への転記も自動化されたことで、手作業のコピー貼り付けがゼロになりました。複数アカウントをまたいでも検知漏れが起きにくくなり、「返信があったかもしれない」という不安を持ちながら仕事をする場面が減っています。

🚀 ここからの拡張

同じ構造は、見積もり依頼メールの検知・問い合わせフォームの通知・特定キーワードを含む返信の優先フラグ付けにも移植できます。「返信の件名や本文から商談確度を判定して優先度を振る」といった応用は、ルールとAI判定を組み合わせることで対応の幅が広がります。各論は商談でお話しします。